首頁 >管理創新

管理創新

國家能源集團寶雞發電公司檔案數字化加工 促進檔案工作轉型升級
時間:2019-04-26 09:43    來源:董瑤 譚俏梅 賈燕萍    瀏覽量:561

 隨著國家現代化進程的不斷加速以及信息技術的發展,信息資源由文字管理轉變為計算機應用和數據的管理,通過互聯網技術實現信息整合與信息資源共享。國民經濟和社會各領域廣泛利用信息資源,促進信息資源轉化為社會生產力,信息同能源、材料并列為當今世界三大資源。企業檔案是企業生產及管理過程中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料,包含文件、資料、圖紙、照片、錄音錄像等,是企業資產的重要組成部分,是保證權益、日常業務工作的考察、決策研究與改革發展、編史修志、經驗進行總結的重要根據與原始憑證,同時企業檔案是信息資源的重要組成部分,是企業發展的重要戰略資源。《全國檔案事業發展十三五規劃綱要》提出:檔案工作要樹立創新、協調、綠色、開放、共享發展理念,主動適應經濟發展新常態,抓住機遇、改革創新,為全面建成小康社會作出應有貢獻。全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化;創新檔案信息化管理模式,加快與信息社會融合,以信息化為核心的檔案管理現代化水平明顯提升。

檔案信息化建設主要包括:基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范化建設和人才隊伍建設等五個方面內容。檔案資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心。對存量檔案的數字化加工就是檔案信息資源建設內容之一。

國家能源集團寶雞發電公司認識到檔案數字化加工對信息資源建設的重要性,在部門主任的支持下,借助一定資金啟動了存量檔案數字化外包項目,對歸檔的紙質檔案進行信息著錄,并應用圖像掃描技術、OCR技術,數據庫技術,多媒體技術,存儲技術等,把各種載體的檔案資源轉化為數字化檔案信息,其以數字化形式存儲得到檔案數字化副本,并將其導入檔案管理系統,檔案管理系統在信息網站建立查詢系統,企業管理、生產各部門人員利用互聯網技術查詢相關管理文件、技術圖紙、數據、照片、音像等,實現信息資源共享,促進檔案工作轉型升級,為企業發展做出決策依據,創造社會價值。

   檔案數字化加工項目完成后在檔案資源建設方面起到如下作用:

   1.數字化加工成果是檔案信息化建設的主要內容,促進檔案管理工作升級。以前查閱檔案先在案卷目錄上查閱所需內容(有時不一定做到準確查找),找到檔號后檔案管理員去庫房調取案卷,檔案利用者辦理借閱手續取走檔案。如今借助計算機技術和網絡技術,將紙質檔案進行數字化加工掃描,然后掛接到紫光檔案管理系統,使存量檔案電子信息和圖檔信息有序聯結,利用網絡技術傳播覆蓋面廣的特點,用戶在網絡終端系統上可以隨時隨地、準確查詢信息,使信息內容不受人次限制同時在線查詢使用,從而提高了員工的工作效率,實現了不同時間、不同地點之間信息的資源共享,更加方便用戶利用。在數字化加工項目中共計完成:文書檔案(1994-2010年)電子文件信息錄入3908條,掃描文件146654頁,圖像處理,進行OCR識別做到全文檢索;一期四臺機組(4*30MW)基建檔案設備技術圖紙、竣工圖紙信息錄入14248條,圖紙掃描157936頁(折合A4);照片檔案掃描4144頁;考慮到若干年后錄像帶沒有播放設備帶將無法播出圖圖像,對520盤錄像帶進行信息采集,共采集30043分鐘,刻錄光盤540張,相當于庫房內15個密集架的紙質檔案存儲在56張光盤內,節省占地空間,OCR技術實現了文書檔案的精確查找,實現文件級、專題級、全文級多層次的檔案檢索體系。

   2.數字化加工借助科技力量充分挖掘檔案信息價值,使檔案信息資源實現社會效益和經濟效益,體現檔案工作價值。在數字化加工過程中使用OCR、數據庫技術,提高檔案檢索功能,快捷查找埋在數據庫中信息,例如:利用全文檢索技術在檔案數據庫中查找個人的人事任免、榮譽獲得、職稱評定等文件,展現個人工作成就、業務能力與技術水平,調動工作積極性更好為企業發展服務;對庫存的照片、音像檔案進行數字化加工后為公司紀念改革開放四十周年活動提供建國以來不同時期廠容廠貌照片掃描件、在企業文化長廊建設中提供新建、擴建時期的影音影像,在公司對外宣傳(一部分建廠初期照片掃描件在市檔案局網上展館展出)、上級單位視察、兄弟單位來訪等活動中直觀再現企業發展歷史,展現企業形象傳承企業文化,營造良好的檔案輿論氛圍,產生了一定社會效益。在三合村土地開發中,與開發商確定地界,我單位提供征地權屬文件,確保公司利益不受侵犯,在經濟維權中起到不可替代的原始憑證作用,為企業帶來間接經濟效益。將紙質技術圖紙數字化,可為技術管理人員、投標單位、施工單位、審計人員同時在線查閱資料提供技術支持,為技術人員提供設備環保改造決策依據,避免工程設計失誤、工程材料浪費所產生不必要經濟損失。數字化檔案是公司參與市場競爭的有效手段,是科技發展的必然產物,是信息技術發展的體現,檔案數字化不僅可以提高員工的工作效率,而且數字化檔案包含著多種文字、圖表、圖片和影像資料,這些都為企業參與激烈的電力市場競爭提供了便利的條件。

   3.通過數字化加工豐富檔案資源,促進檔案信息資源的開放利用,推進檔案管理工作的發展。紙質化檔案、照片往往難以完全復制,同時也會隨著時間的推移而變得模糊,甚至無法保存(數字化加工后檔案以PDF、TIFF格式存儲,節省存儲空間),通過數字化加工技術處理后得以保存,提高檔案使用年限,更好的保護檔案;音像檔案不再受播出設備限制,通過廣播級數字錄像機和高清采集軟件,將模擬視音頻采集成標準化清晰度格式的數字文件,以MPG格式存儲在DVD光盤或者通過WEB瀏覽器即可隨時訪問使用,直觀再現企業發展歷史。通過數字化技術,把躺在檔案庫房不能看不能聽的檔案,變成鮮活生動的檔案,再通過計算機局域網絡,擴大了檔案利用空間,讓更多的人了解檔案利用檔案,促進公眾對企業文化認同感。檔案數字化為員工提供準確、便捷的信息資源,方便員工的搜索。檔案數字化為企業提供具有一定的精細化、準確化的信息資源,可以滿足企業在管理、生產、技改等領域的需求,對公司信息化建設有著巨大的促進作用。檔案數字化推動完善檔案管理工作,使檔案管理員工作不再停留在紙質檔案和檔案檔案庫房管理層面,而是利用計算機技術和網絡信息技術深度挖掘檔案價值,實現了信息技術的有效開發利用,實現了信息傳輸的準確性、實用性、共享性,實現了檔案管理工作質的飛躍。

   實踐證明,檔案數字化加工是對檔案資源的喚醒,是檔案信息資源建設的推進過程,是檔案部門與時俱進、不斷創新的過程 ,是檔案管理工作水平的又一次提升。正如國家檔案局局長李明華所說:檔案工作正在經受信息技術發展的深刻影響,正在經歷一場深刻的變革過程--我們要及時而動,乘勢而為,加快推進檔案工作的轉型升級,逐步實現以信息化為核心的檔案管理現代化。


地址:西安市新城區尚德路79號    電話:029-81005197     投稿郵箱:[email protected]

版權所有 ? 陜西省電力行業協會    陜ICP備17012114號-1    技術支持:網是科技

陜西省電力行業協會

重庆时时三星跨度走势图